To nie jest kolejna z zagadek pokroju: „Co jest cięższe: kilogram pierza czy kilogram żelaza?”. Nie będzie podchwytliwych pytań, tylko chwila refleksji.
Ile razy słyszeliście: „Ten to ma dobrze, godzinkę się pobawi i tyle kasy”, „Ona to sobie 2 godziny popracuje i ma luz”. Niby tak, ale… zastanawialiście się kiedyś ile czasu NAPRAWDĘ poświęca animator, by poprowadzić 2-godzinną imprezę? A może sami jesteście animatorami, ale macie znajomych, którzy nie widzą ile wysiłku wkładacie w swoją pracę?
Impreza wcale nie zaczyna się wraz z przyjściem uczestników i nie kończy, gdy zamkniesz za sobą drzwi. Pora obalić mity! Sprawdźmy, co naprawdę się kryje za kilkoma zdaniami.
Takie zdanie słyszę co jakiś czas od moich sąsiadów, którzy widzą jak schodzę ze sprzętem z czwartego piętra. To moja najbardziej znienawidzona część eventu. Choć jestem mistrzynią bagażnikowego tetrisa, to nie cierpię się pakować i zawsze chcę to zrobić jak najszybciej. Pakowanie trwa od kilku minut do kilku godzin, w zależności od eventu, na który jedzie animator i sprzętu, który musi ze sobą zabrać. Jeśli w programie są warsztaty, to często trzeba wcześniej pojechać na zakupy (lub poświęcić czas na zamówienie online), żeby zapewnić uczestnikom odpowiednią ilość materiałów.
Nie warto pakować się na ostatnią chwilę. Nawet jeśli robisz coś po raz setny, zawsze możesz zapomnieć tego jednego malutkiego przewodu do kolumny, zapasowych baterii albo pendrive’a. Zdarza się, zwłaszcza zmęczonemu animatorowi w szczycie sezonu festynowego. Dlatego warto zrobić sobie listę rzeczy do zabrania. Można ją nawet zalaminować i używać wielokrotnie, jeśli wiemy, że dane eventy będą powtarzalne (np. bale karnawałowe). Znacznie skraca to czas pakowania, zarówno przed imprezą, jak i po. Przydaje się szczególnie wtedy, gdy bierzemy ze sobą kogoś do pomocy i chcemy być pewni, że cały sprzęt wróci z nami do domu.
A co czeka po powrocie? Leżenie na kanapie i oglądanie seriali? Nic bardziej mylnego. Po wyciągnięciu sprzętu z auta zaczyna się sprzątanie, segregowanie, pranie, dezynfekcja, wymiana zużytego sprzętu na nowy… Nie ma magicznej różdżki, która sprawi, że wszystko to potrwa sekundę. A szkoda, kupiłabym bez wahania!
Osobiście uwielbiam tańczyć i często wykorzystuję to w animacjach. Tylko, że taniec sam „się” nie robi. Oczywiście, można trochę poimprowizować do muzyki, machać rękami i nogami, ale znacznie łatwiej jest, gdy wcześniej masz w głowie piosenkę, a Twoje ciało zna kroki. Warto mieć wyuczoną choreografię. Możesz wtedy zaciekawić uczestników, mówiąc co będą robić w trakcie tańca (udawać, że grają na bębnach, łapać motyle, krzyczeć „łaaaa!”), przemyśleć ustawienie zabaw i wykorzystanie rekwizytów tak, by pasowały do tańca.
Część animatorów tworzy układy samodzielnie. W zależności od stopnia skomplikowania choreografii i umiejętności, można ją stworzyć w 5 minut, lub szlifować nawet przez kilka godzin. Dodajmy, że niektórzy nie lubią sami wymyślać układów i wolą uczyć się z filmów instruktażowych lub podczas szkoleń. To daje nam kolejne godziny poświęcone na dojazd i naukę.
No właśnie, skąd?
Od czasu do czasu trzeba wprowadzić do swoich animacji coś nowego. Niektóre pomysły same wskakują do głowy, ale czasem trzeba tej głowie trochę pomóc i podsunąć inspiracje. Udział w szkoleniach to jedno, ale oglądanie filmów, śledzenie stron z inspiracjami na social mediach, albo choćby zaangażowanie w znajomość najnowszych bajek dla dzieci – to wszystko wymaga czasu. Czasem obejrzymy przypadkiem 2-minutowy filmik z super zabawą, którą wciągniemy do swojego programu, a innym razem poświęcimy 3 godziny, by przekopać się przez wszystkie możliwe inspiracje związane z ulubioną bajką jubilata, znaleźć nowe super hity na bal, obejrzeć live, albo przeczytać ebooka na interesujący nas temat.
Doliczmy kilka minut na przygotowanie planu imprezy, materiałów, muzyki, złożenie mixów, zgranie na pendrive… W ten sposób impreza ponownie się „wydłuża”.
Tak! Animator melduje się na imprezie. Tylko kiedy? Odpowiedź brzmi: odpowiednio wcześnie. Przychodzenie „na styk” nie jest dobrym pomysłem, bo nie ma czasu na reakcję w razie niespodziewanych wydarzeń. Lepiej być za wcześnie, ale ustawić wszystko jak trzeba, sprawdzić dokładnie sprzęt i teren, ze spokojem się przebrać, zjeść batonika czy pójść do toalety. Na urodzinach można już zapoznawać się z dziećmi, albo porozmawiać z rodzicami, potwierdzić godzinę podania tortu czy moment wręczania prezentów. Wbieganie na animacje na ostatnią chwilę, witanie się z klientem w trakcie rozkładania sprzętu, mamrocząc „Przepraszam, straszne korki o tej porze”, nie jest dobrze postrzegane.
Oczywiście, zdarzają się niespodziewane sytuacje (przebita opona, burza czy wypadek na autostradzie), ale zawsze trzeba brać pod uwagę dodatkowy czas, który pomoże nam uniknąć spóźnienia. Trzeba wcześniej sprawdzić ile zajmuje dojazd na miejsce o konkretnej porze, bo może się okazać, że rano trasa zajmuje pół godziny, ale po południu dwa razy tyle. Przy jeździe z jednej imprezy na drugą trzeba doliczyć również czas potrzebny na spakowanie sprzętu po imprezie i rozliczenie z klientem. Warto sprawdzić czy w okolicy planowane są remonty, albo specjalne wydarzenia (np. maraton, wyścig kolarski, festyn), które zamykają odcinki trasy i wymagają objazdu. Często czas dojazdu równa się czasowi spędzonemu na samym evencie, a czasem nawet go przewyższa.
Czasami klienci, z którymi pracujemy mają specjalne wymagania. Agencja podczas eventu w galerii handlowej może wymagać gotowości np. godzinę przed imprezą. To znaczy, że równo 60 minut przed wydarzeniem powinniśmy być gotowi do jego poprowadzenia, a nie dopiero zaczynać rozstawianie głośników. To bufor czasowy, który pozwala zareagować, gdy okazuje się, że coś nie działa – przedłużacz jest za krótki, muzyka za cicha, skończyły się baterie, scena jest innej wielkości i trzeba zmienić ustawienie itp.
Może się okazać, że wjazd samochodem na teren imprezy jest ograniczony czasowo i poza godzinami wyznaczonymi przez organizatora obowiązuje zakaz parkowania w danej strefie. Bywa, że występujemy na scenie pomiędzy innymi artystami i nie możemy wcześniej spakować swojego sprzętu, bo przeszkadzalibyśmy w pokazie. Czasami względy bezpieczeństwa nie pozwalają sprzątać zanim wszyscy uczestnicy nie opuszczą terenu (co może trwać nawet kilka godzin). Zawsze powinniśmy brać to pod uwagę i dopytać przy zawiązywaniu umowy i ustalaniu szczegółów, żeby wiedzieć ile potrwa realizacja i ile czasu faktycznie spędzimy na miejscu.
Pokazałam jedynie wycinek tego jak wygląda przygotowanie animacji poza realizacją samego eventu w miejscu zlecenia. Nie poruszyłam nawet kwestii marketingowych, takich jak szykowanie ofert, rozmowa z klientem, prowadzenie mediów społecznościowych (i pisanie artykułów na bloga 😉 ). To dobry temat na osobny artykuł.
Mam cichutką nadzieję, że teraz już nikt nie powie, że animacja to „2 godzinki i spokój”. Animator musi myśleć nie tylko o samym wydarzeniu, ale też o innych jego aspektach, takich jak:
– pakowanie (zarówno przed, jak i po),
– dojazd i rozłożenie na miejscu,
– przygotowanie merytoryczne,
– ewentualne zakupy.
Wszystkie wymagają czasu. Trzeba to policzyć i uwzględnić w wycenie swojej usługi, bo może się okazać, że 2-godzinne animacje „trwają” tak naprawdę 4, 7, a nawet 12 godzin!
autor: Natalia Konkol
